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第23部分 (第1/4页)

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事实→结论→建议:对于喜欢细节的读者应这样做。

结论→建议→事实或理由:适合于那些忽略细节的读者。

结论→事实:适用于了解背景的读者和信任你的读者。

结论→事实→建议:这是一种不寻常的方法,能够抓住读者的注意力,在给出建议前,由他们自己进

行逻辑推理。这种方式适合于对自己的建议没有把握的情况。

利益→建议或想法→理智:为了说服读者时使用这种方式。哪一种方法最好?它们都非常有用,为了

使交流更清晰更有说服力,以上述的某种方式构造你的理想模式。

文章长短适度

你的信件、报告或备忘录要达到的目的是什么?当你为了实现你的目的提供了必要的信息时,文章就

可以结束了。为了使文章简洁,只需提供必要且必需的信息。

需要自我检查的问题

文章中在提出建议后包含了理性的叙述吗?

为了达到目的有无多余的和不必要的信息?

为了达到目的,是否包含了所有重要的事情?

文章是否适合读者的需要?

我还需要更多或更少或更深入的采访吗?现在你需要的是去收集信息。

开始写作

你已经有了明确的目的,你已经掌握了你的文章应该包括哪些内容以及它们的先后顺序,你已经收集

到你需要的信息,现在开始写作。 心中有读者

尽可能地明确你的读者是谁,然后选择你的词汇、支撑的信息,组织好材料以适合读者的口味。

下面这些问题应该考虑:

你的读者已经具有了多少知识背景?你还需要提供、补充什么?

你的读者对这个问题的理解程度怎样?

关于这个主题你的读者的观点是什么?读者的观点与你的观点是否一致?

你与读者的关系怎样?

你的读者喜欢哪种交流风格?它们是正式的还是非正式的交流风格?

哪种信息技术最有可能达到你的目的,它是一种高技术、统计、总的概述还是轶事,是否涉及费用、

样板、个人的故事,还是一种参考性资料,你的建议是否与国家的政策相协调等等。

第七部分 书面沟通

说服你的读者

主体

从蜘蛛网中发展出来的文章概要将会形成你的报告、备忘录或信件的主体。

突出你的重要信息

有两种方法可以突出你的重要信息:第一种方法是我们已经谈论过的,使用短词、短句以及短的段落。

我们的眼睛一般喜欢注意每一段落的第一句,这就是突出你重要信息的地方,而较短的段落更是突出

你的主要观点的位置。

第二种方法是,把重要的信息放在一句的重要部分,而且通常也要放在段落的开始句上,而不要跟在

诸如“当、在……之后、而、因为、不论怎样、因此、如果”这类词后面。以较短的段落作为文章的收尾,

而把重要信息写在每段的起始句上。

前言和结尾的写作

一旦信件、报告或备忘录的主体完成,我们就可以回过来写前言和结尾。

在前言中说明你打算告诉对方什么;在主体段落中进行阐述;结尾时告诉对方你说了些什么。

一般来说前言有两个目的:

抓住读者的兴趣,并向读者表明在看完你的备忘录、报告、信件后他们能了解到什么。

前言还能帮助读者立即抓住要点,帮助读者寻找他们想要知道的内容,而且还能帮助读者决定在阅读

之后应采取的行动,在结论段中总结或者进一步确认这些内容。

即使是一篇很短的备忘录和信件,我们也能够从前言和结论部分获益,尽管这些段落仅有一句话或两

句话。清晰地写出你的前言部分,用一两句话概括出要点,然后陈述你的目的和你希望读者阅读后应采取

的行动。在你的结论部分,重申你的重要观点,如果必要,可以再深入一步。

文章具有说服力

文章的说服力对于公文来说是非常重要的,毕竟我们写作商业信件、报告、备忘录不是为了好玩,而

是为了使对方了解、理解我们,这是我们沟通的目的

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